出国留学照会 通常是指由申请人所在国的教育机构或官方机构出具的一种正式文件，用以证明申请人被公派到国外学习。这种文件在办理签证、参与国际学术交流、申请奖学金等过程中可能会被要求提供，作为申请人身份和资格的一种证明。

具体来说，照会在以下情况下可能会被要求提供：

办理签证：

照会是办理签证时的一种辅助材料，可以证明申请人的公派身份，有时是签证申请过程中的必要步骤。

参与国际学术交流：

在参与国际学术交流时，照会可以作为申请人身份和资格的证明。

申请奖学金：

在申请奖学金时，照会也可以作为申请材料的组成部分。

照会的使用及其内容体现国家的立场，涉及国家关系，必须慎重对待。即使是一件纯属事务性的照会，如果格式、行文不符合常规，也可能会引起收件人误解，产生不良后果。

在申办流程方面，通常需要登录“留学人员信息系统”进行相关操作。照会分为正式照会和普通照会两种，其中普通照会是指外交代表机关之间的行政性、事务性通知等。签证照会是外交部授权单位向外国驻华使领馆递交的为因公出访团组申办签证的文书，内容包括前往目的和逗留时间等，并加盖机关印章。

综上所述，出国留学照会是一种重要的官方文件，用于证明申请人的公派身份和资格，在办理签证和国际学术交流等过程中起到关键作用。建议在申请出国留学时，提前了解并准备好相关照会材料，以确保申请过程的顺利进行。